Datenschutzerklärung

Ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Wir haben deshalb technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz eingehalten werden.

Hier informieren wir Sie darüber, wann wir bei der Nutzung unserer Website welche Daten erheben und wie wir diese verarbeiten.

 

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Rother OSS GmbH

Gesetzlich vertreten durch Stefan Rother
Oberwalting 31
94339 Leiblfing
Deutschland

T DE: +49 (0)9427 68 39 000
T CH: +41 (0)552 08 80
E-Mail: datenschutz@otrs.ch
Website: www.otrs.ch

Weitere Einzelheiten zum Verantwortlichen finden Sie in unserem Impressum.

 

Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen und haben auch keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

 

2. Serverstandort

Die Server, auf denen unsere Website, unser E-Mail-System und das Supportportal betrieben werden, befinden sich in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. Die Schweiz gilt als sicheres Drittland im Sinne der DSGVO, das angemessene Datenschutzniveau ergibt sich aus einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Mit den Hosting-Anbietern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen.

 

3. Datenverarbeitung bei informatorischer Nutzung unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, ohne dabei die von uns angebotenen Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme (Kontaktformular, E-Mail, Login für Supportkunden, Kommentarfunktion im Blog) zu nutzen, werden nur diejenigen personenbezogenen Daten erhoben, die Ihr Webbrowser an unseren Server übermittelt.

Wir erheben folgende, technisch zur Anzeige der Website und Gewährleistung ihrer Stabilität und Sicherheit erforderlichen Daten:

– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– Browsertyp und verwendete Version
– verwendetes Betriebssystem
– Website, von der Sie auf unsere Website gelangt sind
– Websites, die von Ihnen über unsere Website aufgerufen werden

Diese Daten werden ebenfalls in sogenannten Logfiles auf unseren Servern gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten von Ihnen findet nicht statt.

Darüber hinaus speichert die Anwendung, mit der diese Seite betrieben wird („Wordpress“ + Plugins) einige Zugriffsarten auf diese Website für 14 Tage. Geloggt werden fehlerhafte Anmeldeversuche, Zugriffsversuche auf nicht existente Inhalte („404 Detection“) und IP-Adressen, die aufgrund fehlerhafter Anmeldeversuche gesperrt wurden.

Die Erhebung und vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist notwendig, um eine Auslieferung unserer Website an Ihr Endgerät zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung der oben aufgeführten Daten in Logfiles und durch WordPress erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns diese Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung dieser Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt.

In den vorstehend beschriebenen Zwecken liegt unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung. Rechtsgrundlage für die Erhebung und vorübergehende Speicherung der vorgenannten Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Die von WordPress erhobenen Daten werden nach 14 Tagen gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Die vorstehend beschriebene Erfassung und Speicherung dieser Daten sind für die Bereitstellung der Website und ihren Betrieb zwingend erforderlich. Es besteht keine Widerspruchsmöglichkeit.

 

4. Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Aufruf von Websites im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Diese Cookies enthalten eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglichen.

Sie können das Setzen von Cookies jederzeit über eine entsprechende Einstellung in Ihrem Internetbrowser verhindern. Bereits gesetzte Cookies können jederzeit manuell oder automatisiert gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Wird das Setzen von Cookies im Browser deaktiviert, sind unter Umständen nicht alle Funktionen der Website vollumfänglich nutzbar.

Beim Besuch unserer Website werden folgende Cookies gesetzt, sofern Sie eine Speicherung nicht durch ihre Browsereinstellungen oder ein Anklicken des Links im folgenden Abschnitt verhindern:

Cookies von Google Analytics

Beim Besuch von otrs.ch werden Cookies von Google Analytics gesetzt, die eine Analyse der Benutzung unserer Website durch Sie ermöglichen. Ihre IP-Adresse wird dabei durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert (IP-Anonymisierung und Deaktivierung der User-ID). Eine Zuordnung der Daten zum aufrufenden Nutzer ist daher nicht mehr möglich. Die Daten werden nicht gemeinsam mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzer gespeichert.

Wir verwenden die Analyse-Cookies zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird und können so unser Angebot und Ihr Nutzererlebnis stetig optimieren. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google geschlossen.

Das Setzen der Cookies von Google Analytics können Sie durch einen Klick auf folgenden Link unterbinden:

Verbiete Google Analytics, mich zu verfolgen

 

Einloggen registrierter Benutzer im Supportportal

Außerdem wird ein Cookie angelegt, wenn sich registrierte Benutzer über die Website in unserem Supportportal anmelden. Dieses Cookie ermöglicht der Website, sie wiederzuerkennen und wird in der Regel 7 Tage lang gespeichert. Aktivieren Sie die Funktion zum Erinnern des Passwortes / Angemeldet bleiben, verlängert sich die Speicherdauer des Cookies auf ein Jahr. Auch dieses Cookie können Sie jederzeit über die Einstellungen in Ihrem Browser löschen.

Rechtsgrundlage für die Speicherung ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Unser Interesse: Die Erbringung der vertragsgemäßen Leistungen nebst Bedienkomfort.

 

5. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wir bieten auf unserer Website ein Kontaktformular an, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nutzen Sie dieses, so werden folgende in der Eingabemaske eingegeben Daten per E-Mail an uns übermittelt und gespeichert:

Name
E-Mail-Adresse
Telefon (sofern angegeben).

Zusätzlich erfassen wir Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt der Absendung. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ können Sie über die angegebene E-Mail-Adresse mit uns Kontakt aufnehmen. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert.

Die Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten dient uns allein zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die weiteren während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich für die Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten mit Einwilligung des Nutzers ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten werden vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht, sobald wir Ihre Anfrage abschließend bearbeitet haben.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, per E-Mail an datenschutz@otrs.ch Ihren Widerspruch zu erklären bzw. Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht. Eine Bearbeitung Ihres Anliegens ist dann nicht länger möglich.

 

6. Kommentarfunktion im Blog auf der Website

Wir bieten den Nutzern unserer Website die Möglichkeit, individuelle Kommentare zu einzelnen Blog-Beiträgen zu hinterlassen.

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Hinterlassen Nutzer einen Kommentar in dem auf dieser Website veröffentlichten Blog, werden neben dem Kommentar selbst auch Angaben zum Zeitpunkt der Kommentareingabe sowie Name und E-Mail des Nutzers gespeichert.

Der Kommentar wird unter Angabe des Namens veröffentlicht. Die E-Mail-Adresse, der Zeitstempel der Kommentareingabe sowie die IP-Adresse des Nutzers werden im Hintergrund in einer Datenbank gespeichert. Diese während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch der Kommentarfunktion zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

Es erfolgt keine Weitergabe der erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte, sofern eine solche Weitergabe nicht gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Rechtsverteidigung des für die Verarbeitung Verantwortlichen dient.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten mit Einwilligung des Nutzers ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit die Verarbeitung im Übrigen aus unseren berechtigten Interessen beruht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die gespeicherten IP-Adressen werden nach Ablauf von zwei Monaten automatisch anonymisiert. Ihre E-Mail-Adresse speichern wir so lange, wie Ihr Kommentar öffentlich sichtbar ist.

Soweit Sie zur Speicherung der Daten Ihre Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen.

In diesem Fall werden alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, gelöscht. Auch der eingegebene Kommentar wird dann gelöscht.

 

7. Datenverarbeitung bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Wir bieten auf unserer Website die Möglichkeit, sich online zu bewerben. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erheben und verarbeiten wir die personenbezogenen Daten von Bewerbern. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an uns übermitteln.

Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Falle zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Kommt es zum Abschluss eines Anstellungsvertrag, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.

Wird kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht. Eine Löschung erfolgt nicht, wenn eine weitere Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In diesem Fall haben wir berechtigtes Interesse an der weiteren Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Art. 6 Abs. lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen.

 

8. Facebook-Link

Wir verlinken von unserer Website auf unser Profil bei Facebook.

Es handelt sich hierbei um einen reinen Link. Wir haben keine Plugins von Facebook  in unsere Website eingebunden.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Facebook finden Sie in deren Datenschutzerklärung: https://de-de.facebook.com/policy.php

 

9. Twitter-Link

Wir verlinken von unserer Website auf unser Profil bei Twitter.

Es handelt sich hierbei um einen reinen Link. Wir haben keine Plugins von Twitter in unsere Website eingebunden.

Ihre Datenschutzeinstellungen bei Twitter können Sie in den Konto-Einstellungen unter http://twitter.com/account/settings ändern.

 

11. Ihre Rechte als betroffene Personen

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht
Sie können vom Verantwortlichen Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Diese Datenschutzerklärung basiert auf einer von Professor Dr. Thomas Hoeren zusammen mit Mitarbeitern der Forschungsstelle Recht des DFN-Vereins (unter anderem Johannes Baur und Charlotte Röttgen) entwickelten Musterdatenschutzerklärung.

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen an unserer Website oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Website.

Stand: 09.04.2019